Tidsplan til projekt

Overvejelserne om beskrivelsen af tidsplan til projekt har mange dimensioner i sig. For et mindre projekt, er tidsplanen knap så afgørende, som det er for større projekter. Et mindre projekt kan f.eks. have en fast afviklingsdag i efteråret og så er projektet slut. Der kan være en efterfølgende evalueringsfase, men det er i sin grundform, let og overskueligt. Her anbefales det, at lave en ”baglæns” tidsplan. Start med evalueringsdatoen, afviklingsdatoen, markedsføringsperioden, ansøgningsfristerne og samarbejdsmøder indtil du står ved dags dato osv. Prøv gerne at lave det som en tidslinje på gulvet. Det at arbejde med en fysisk tidslinje, optimerer de mentale processer.

Flerårige projekter

Større og mere komplekse projekter kan ofte benytte den samme strategi. Du kan dog med fordel overveje om projektet er flerårigt. Hvis det viser sig, at det er flerårigt, skal etaperne opdeles endnu mere omhyggeligt og allervigtigst i den sammenhæng: Husk at budgettet ligeledes inddeles efter åremål. Fordelen ved at benytte den arbejdsmodel er mange. Det styrkede overblik over projektets likviditetsbehov er indlysende. I denne sammenhæng, er det værd at benytte tidsplanen og budgettet som et konstruktivt element i dialogen med de respektive fonde. Idet de fleste fonde gerne vil lave kvalitative større projekter og er glade for at kunne overskue projektets faser. Årsagen til at fondene tænker således, er ligetil. Forestil dig et projekt der søger 3 millioner kr. fordelt med 1 million kr. pr. år.  Her kan det sagtens være, at fonden giver et tilsagn på projektet på alle 3 millioner kr.

Men med den klausul, at de opsatte mål ved projektets første år først skal rapporteres og evalueres inden udbetaling af anden og tredje rate.

På den måde sikrer fondene, at de stadig holder på deres midler, som er en del af deres likviditet. Det gør også at de kan manøvrere med deres samlede bevillinger på en hel anden måde, end hvis de bevilliger alle pengene på en gang. Derudover kan de stoppe for den resterende del af bevillingen, hvis en ansøger ikke lever op til de tidsfrister og evalueringsmål.

Som ansøger er det positivt, at du kan strække dine budgetter over flere år. Dette vil antagelig mindske presset på, at skulle samle de mange midler på en gang. Det er klogt at være i kontakt med fonden om disse hensyn i forhold til dit projekt.